La creación de una asociación civil requiere seguir una serie de pasos, así como contar con las fuentes de información más actuales y seguir el proceso al pie de la letra. Aquí explicamos el proceso que deberás seguir de manera general para estar preparado al iniciar el proceso.
Al menos tres...
Debe existir un número mínimo de tres personas, físicas o morales (jurídicas), que quieran crear la asociación y que estén de acuerdo con su finalidad. Es importante mencionar que la importancia de ello radica en facilitar la toma decisiones debido al porcentaje de posesión de la parte social (porcentaje de la sociedad) perteneciente a cada uno de los integrantes. El contar con al menos dos sujetos de acuerdo con algún tema particular facilitará la toma de decisiones.
Definición del objeto de la sociedad.
El objeto social se puede definir como uno de los elementos esenciales de los estatutos de la sociedad. El objeto social hace referencia a las actividades que la sociedad desarrolla o ha de desarrollar durante la vigencia o duración. Es el medio que utiliza la sociedad para conseguir su fin, que normalmente es el de obtener un beneficios sociales e impacto en todos y cada uno de los proyectos emprendidos por la organización.
Estatutos y normas.
Elaboración de estatus o, lo que es lo mismo, la normativa que rige el funcionamiento de la asociación, que delimita sus objetivos y que estipula el modelo organizativo. La ley establece un contenido mínimo al cual se pueden añadir otras disposiciones siempre que no contravengan las leyes ni los principios de la asociación.
Los estatutos deben contener mínimo lo siguiente:
- Nombre: Debe hacer referencia a sus fines estatutarios o al principal de ellos de la forma más precisa posible. Además, servirá para distinguirla del resto de asociaciones inscritas. La Secretaría de Economía (SE) te ayudará a saber si el nombre que has decidido para tu organización se encuentra disponible para su uso, preparar al menos tres propuestas te ayudará a evitar decepciones y estar preparado por cualquier eventualidad.
- Fines y actividades de la asociación: Enumerados de manera pormenorizada. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) determina las actividades que pueden ser apoyadas con estímulos fiscales. Si tu finalidad es ser Donataria , considera seguir las indicaciones del Servicio de Administración Tributaria para la redacción de tus estatutos.
- Duración: de la asociación cuando no se constituya por tiempo indefinido debes estipular el tiempo que dicha asociación tendrá como vigencia. Normalmente el tiempo es “indefinido”, asegúrate de agregarlo en tus estatutos.
- Domicilio Social: No es mandatorio contar con el domicilio de la asociación en los estatutos, no mencionar el domicilio de la asociación nos permitirá realizar cambios sin necesidad de protocolizar o realizar modificación alguna a nuestra acta constitutiva. . Claro que debemos notificar y ajustar la documentación pertinente en caso de ser necesario, pero evitemos la modificación de un documento más.
- Ámbito Territorial: La entidad debe desarrollar sus funciones principalmente en el país sin excluir la posibilidad de actuar ocasionalmente fuera de él. En el caso de las organizaciones que desean obtener recursos de otros países (internacionales) su área de actividad sería a nivel internacional, para la recepción de dichos donativos de entidades extranjeras deberás mencionar que el área de actividad es internacional. En caso de no estar seguro, lo mejor será establecer como área de desempeño internacional por si llegar a haber algún cambio.
- Requisitos para la constitución válida: Sus atribuciones y competencias, las reglas para la celebración de reuniones, deliberaciones y adopción de acuerdos, así como el porcentaje mínimo de personas asociadas para solicitar la convocatoria extraordinaria de asamblea general. El artículo 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles obliga a toda sociedad a mantener por lo menos una asamblea general de asociados al año.
- Requisitos y procedimiento para la elección y sustitución de cargos: presidencia, secretaría y tesorería, o de los y las miembros del órgano colegiado en caso de que se tome esta opción. Se determinarán sus atribuciones y competencias, la duración del cargo, las causas de cese y las reglas para adoptar acuerdos.
- Requisitos de admisión, baja y expulsión de las personas socios, así como sus diferentes tipos.
- Derechos y obligaciones de las personas asociadas. Podrán incluir también las consecuencias del impago de las cuotas por parte de las y los asociados.
- Régimen de administración, contabilidad y documentación, así como la fecha de cierre del ejercicio asociativo.
- Régimen sancionador en caso de producirse faltas por parte de los y las componentes de la entidad.
- Patrimonio inicial y recursos económicos de los que podrá hacer uso. Es el capital con el que se crea la organización.
- Causas de disolución y destino del patrimonio en tal supuesto, que no podrá desvirtuar el carácter no lucrativo de la entidad.
- Clausulas de patrimonio y liquidación deberán estar presentes para aquellas organizaciones que desean otorgar estímulos fiscales por medio de donativos (ser donataria autorizada).
Al constituir la organización civil o celebrar el contrato de fideicomiso debes asegurarte de que en el acta constitutiva y estatutos sociales o contrato de fideicomiso se señale lo siguiente:
- Las organizaciones civiles o fideicomisos deben funcionar como entidades que realicen exclusivamente las actividades susceptibles de autorizarse.
- Que destinen sus activos exclusivamente a los fines propios de su objeto social o fines, no pudiendo otorgar beneficios sobre el remanente distribuible a persona física alguna o a sus integrantes personas físicas o morales, salvo que se trate, en este último caso, de alguna de las personas morales o fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles , o se trate de la remuneración de servicios efectivamente recibidos. Esta disposición es de carácter irrevocable.
- Que de manera irrevocable, al momento de su liquidación o cambio de residencia para efectos fiscales destinen la totalidad de su patrimonio a entidades autorizadas para recibir donativos deducibles. En caso de que la autorización para recibir donativos deducibles otorgada a la organización, sea revocada o cuando su vigencia haya concluido y no se haya obtenido nuevamente o renovado la misma, dentro de los doce meses siguientes a la fecha en que surtió efectos la notificación correspondiente, deberá acreditar que los donativos recibidos fueron utilizados para los fines propios de su objeto social, y respecto de los donativos que no fueron destinados para esos fines, los transmitirá a otras entidades autorizadas para recibir donativos deducibles , dentro de los seis meses siguientes contados a partir de que concluyó el plazo para obtener nuevamente la autorización cuando fue revocada o la renovación de la misma en el caso de conclusión de su vigencia.
Asimismo, las organizaciones civiles y fideicomisos cuyo objeto social o fines sean de apoyo económico o de obras y servicios públicos, estarán a lo siguiente:
- Deben funcionar como entidades que realicen exclusivamente las actividades que les fueron autorizadas.
- Que destinen la totalidad de sus ingresos a los fines para los que fueron creadas. Esta disposición es de carácter irrevocable.
- Que de manera irrevocable, al momento de su liquidación o cambio de residencia para efectos fiscales destinen la totalidad de su patrimonio a entidades autorizadas para recibir donativos deducibles. En caso de que la autorización para recibir donativos deducibles otorgada a la organización, sea revocada o cuando su vigencia haya concluido y no se haya obtenido nuevamente o renovado la misma, dentro de los doce meses siguientes a la fecha en que surtió efectos la notificación correspondiente, deberá acreditar que los donativos recibidos fueron utilizados para los fines propios de su objeto social, y respecto de los donativos que no fueron destinados para esos fines, los transmitirá a otras entidades autorizadas para recibir donativos deducibles , dentro de los seis meses siguientes contados a partir de que concluyó el plazo para obtener nuevamente la autorización cuando fue revocada o la renovación de la misma en el caso de conclusión de su vigencia.
Se considera que no contraviene lo dispuesto en el artículo 82 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, el que una donataria autorizada para recibir donativos deducibles de dicha contribución modifique las cláusulas de patrimonio y liquidación a que se refiere dicho precepto, para ajustarse a lo previsto por la Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por las Organizaciones de la Sociedad Civil, siempre y cuando continúe la manifestación en el sentido de que el patrimonio , incluidos los apoyos y estímulos públicos que se reciban, se destinará exclusivamente a los fines propios de su objeto social , sin otorgar beneficios sobre el remanente distribuible a persona física alguna o a sus integrantes personas físicas o morales, salvo que se trate, en este último caso, de alguna entidad autorizada para recibir donativos deducibles en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta, o se trate de la remuneración de servicios efectivamente recibidos, y que al momento de su liquidación o cambio de residencia para efectos fiscales y con motivo de ella destine la totalidad de su patrimonio a organizaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles.
Todo lo anterior debe constar con el carácter de irrevocable en términos del artículo 82 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Constituimos legalmente la asociación.
Las personas que quieren formar la asociación, denominadas socias y socios fundadores, realizarán una primera reunión oficial en la que…
"Se acuerda la creación de la asociación y se aprueban los estatutos", "se eligen los cargos y los órganos de gobierno" "se levanta acta (Acta de Constitución) en la que se hará constar la voluntad de asociarse y la persona que va a inscribir a la asociación en el registro (que es la misma que tiene que aparecer en el paso 4 de la solicitud de inscripción. Se anexan los estatutos. El acta puede ser un documento público en notaría o privado entre las y los miembros de la asociación."
El órgano de gobierno más habitual es la denominada junta directiva, pero no es obligatorio que tome este nombre y ni siquiera que exista, ya que la propia asamblea puede asumir sus funciones. Sin embargo, sí es obligatorio la elección de al menos los tres cargos citados de presidencia, secretaría y tesorería. Las atribuciones de los diferentes cargos son las siguientes:
Presidencia (obligatorio).
- Dirige y representa a la asociación por delegación de la asamblea y de la junta directiva.
- Preside y dirige los debates de la asamblea general y de la junta directiva.
- Convoca las reuniones de la asamblea general y de la junta directiva.
- Revisa las actas, los documentos y los certificados que le presentan secretaría y tesorería.
Vicepresidencia (opcional).
- Apoya a la presidencia y, en su ausencia, asume sus funciones.
- Cuando la presidencia quede vacante, asumirá sus funciones hasta sustitución o ratificación por la asamblea general y de la junta directiva.
- Se encarga de redactar y autorizar certificados.
Tesorería (obligatorio).
- Es responsable de los recursos de la asociación.
- Elabora el presupuesto, el balance y la liquidación de cuentas.
- Lleva los libros contables.
- Firma los recibos de cuotas y otros documentos de tesorería.
- Realiza el pago de facturas visadas previamente por presidencia.
- Es responsable de mantener a la asociación al corriente de sus obligaciones fiscales.
Consejo Técnico Consultivo (recomendado).
El Consejo Técnico Consultivo es un órgano de asesoría y consulta, de carácter honorífico, que tendrá por objeto proponer, opinar y emitir recomendaciones respecto de la administración, dirección y operación del Registro, así como concurrir anualmente con la Comisión para realizar una evaluación conjunta de las políticas y acciones de fomento. (Art. 26 Ley Federal de Fomento a las Actividades realizadas por Organizaciones de la Sociedad Civil).
- Analizar las políticas del Estado mexicano relacionadas con el fomento a las actividades señaladas en el artículo 5 de esta ley, así como formular opiniones y propuestas sobre su aplicación y orientación.
- Impulsar la participación ciudadana y de las organizaciones en el seguimiento, operación y evaluación de las políticas del Estado mexicano señaladas en la anterior fracción.
- Integrar las comisiones y grupos de trabajo que sean necesarios para el ejercicio de sus funciones.
- Sugerir la adopción de medidas administrativas y operativas que permitan el cumplimiento de sus objetivos y el desarrollo eficiente de sus funciones.
- Coadyuvar en la aplicación de la presente ley.
- Emitir recomendaciones para la determinación de infracciones y su correspondiente sanción, en los términos de esta ley. Las recomendaciones carecen de carácter vinculatorio, y
- Expedir el Manual de Operación conforme al cual regulará su organización y funcionamiento.
Vocalía (opcional).
- Elaboran proyectos por encargo de la junta directiva o por iniciativa propia con la aprobación de la junta directiva.
- Llevan a cabo los proyectos aprobados y hacen su informe de evaluación.
En caso de haber optado por formar una junta directiva, sus funciones serán las siguientes:
- Asume la responsabilidad de la gestión de la asociación;
- Es la representante de la entidad ante sus socias y socios y ante terceras personas o entidades;
- Debe presentar a la asamblea general un balance de gestión y una propuesta de actuación para el siguiente ejercicio, el estado de cuentas de la asociación y el presupuesto previsto para el año siguiente.
Los órganos de representación y gobierno podrán recibir retribuciones si se prevé expresamente en los estatutos.
Notaria e Inscripción.
El primer paso es rellenar y presentar la solicitud de inscripción en el registro. Un notario se encargará de realizar el registro ante la autoridad pertinente. Debes acudir con la documentación necesaria.
Confirmación Del Notario.
En un plazo que no puede ser superior a 72 horas se comunicará a la asociación que puede pasar a recoger los estatutos ya notariados y debidamente registrado ante el Registro Público de la Propiedad (si el notario acordó ese servicio). Desde ese momento se considera oficialmente inscrita a la entidad.
Trámite de RFC.
La asociación ha pasado a ser una persona jurídica, por lo que el siguiente paso es obtener el Registro Federal del Contribuyente (RFC) necesario para cualquier trámite económico como abrir una cuenta corriente a nombre de la organización. El procedimiento es muy sencillo: basta con ir a las oficinas de Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) más próximas y hacer una solicitud.
Cuenta Bancaria.
Es conveniente abrir una cuenta corriente propia de la asociación, para que los movimientos económicos figuren a su nombre y no de particulares.
Clave Única De Inscripción (CLUNI).
Es un instrumento indispensable para que las organizaciones de la sociedad civil (OSC) puedan acceder a los apoyos y estímulos del Gobierno Federal y facilitar el cumplimiento de sus actividades. Las organizaciones que soliciten su inscripción en el Registro Federal de las OSC y que cumplan con los requisitos que establece la Ley en comento podrán obtener su Constancia de Inscripción al Registro Federal de las OSC y su CLUNI , ambas en un solo documento oficial. Este documento les permitirá tener el derecho a participar por los apoyos y estímulos que otorga la Administración Pública Federal entre otros.
Registros Municipales.
. Algunos ayuntamientos tienen sus propios registros y, aunque no es obligatorio registrarse, suele ser condición necesaria para acceder a apoyos que otorga el municipio. Para poderse inscribir, suele exigirse tener la sede social en el municipio, que sea éste su ámbito de acción y estar dada de alta previamente en el Registro Federal de las OSC.
Donataria Autorizada.
Si es o pretende constituir una organización civil o fideicomiso con fines no lucrativos y solicitar ante el Servicio de Administración Tributaria, la autorización para expedir recibos deducibles de impuestos o donativos deducibles del impuesto sobre la renta, deberá considerar los requisitos solicitados por el Servicio de Administración Tributaria.
